Jika Anda sering bekerja dengan dokumen dan publikasi digital, Anda mungkin sudah akrab dengan PDF (Portable Document Format). Namun, ada juga format lain yang sering digunakan oleh pengguna Microsoft, yaitu file XPS (XML Paper Specification). Pada artikel ini, kita akan membahas tentang file XPS Document, apa itu, dan bagaimana cara menggunakannya.
Apa Itu XPS Document?
XPS Document adalah format file yang dibuat oleh Microsoft sebagai alternatif untuk PDF. Singkatnya, XPS adalah PDF versi Microsoft. XPS adalah singkatan dari XML Paper Specification, yang merupakan format file yang digunakan untuk menyimpan dan melindungi dokumen digital.
File XPS mempertahankan struktur, tata letak, dan format dokumen asli yang dibuat menggunakan aplikasi Microsoft seperti Publisher, Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya. Dengan menggunakan XPS, Anda dapat menyimpan dokumen dengan presisi tinggi dan memastikan bahwa formatnya tetap sama saat dibuka oleh pengguna lain.
XPS berbasis XML (eXtensible Markup Language), yang merupakan bahasa markup yang digunakan untuk mengatur dan menyimpan data dalam format yang mudah dibaca dan diproses oleh komputer. Ini berarti bahwa file XPS memiliki struktur yang terstandarisasi dan dapat dengan mudah diperiksa atau diedit dengan menggunakan editor XML.
Bagaimana Cara Membuka File XPS?
Untuk membuka dan melihat file XPS, Anda memerlukan XPS Viewer, yang merupakan aplikasi bawaan pada beberapa versi Windows (misalnya Windows 7, 8, dan 10). XPS Viewer memungkinkan Anda untuk membuka, mencetak, mencari, dan menyimpan dokumen XPS secara digital.
Selain XPS Viewer, Anda juga dapat menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Adobe Acrobat Reader atau Foxit Reader untuk membuka file XPS. Ini adalah opsi yang baik jika Anda lebih terbiasa dengan aplikasi tersebut atau jika Anda perlu melakukan tugas yang lebih lanjut dengan dokumen XPS, seperti menandatangani digital atau mengonversikan ke format lain.
Cara Mengonversi XPS ke PDF
Jika Anda ingin mengonversi file XPS ke format PDF, Anda dapat menggunakan beberapa metode. Salah satu cara termudah adalah dengan menggunakan XPS Viewer pada komputer Windows Anda. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file XPS menggunakan XPS Viewer.
- Pilih “File” dan pilih “Print” (atau cukup tekan Ctrl + P).
- Pada jendela Print, pilih “Microsoft Print to PDF” sebagai printer.
- Tentukan lokasi penyimpanan dan nama file untuk file PDF baru Anda.
- Klik “Print” dan tunggu prosesnya selesai.
- Sekarang Anda memiliki file PDF dari dokumen XPS Anda.
Selain menggunakan XPS Viewer, Anda juga dapat menggunakan konverter online gratis seperti SmallPDF atau Soda PDF untuk mengonversi XPS ke PDF tanpa perlu mengunduh dan menginstal perangkat lunak tambahan.
Keuntungan XPS Document
XPS Document memiliki beberapa keuntungan dibandingkan format dokumen lainnya:
- Pertahankan Kualitas: Dengan format XPS, Anda dapat dengan mudah mempertahankan kualitas visual dan tata letak dokumen Anda. Dokumen XPS melindungi aspek-aspek tersebut sehingga mereka tetap sama saat dibuka oleh pengguna lain.
- Keamanan: XPS Document menyediakan opsi untuk menyematkan tanda tangan digital pada dokumen dan mencegah perubahan yang tidak sah. Ini membuatnya menjadi pilihan yang baik untuk dokumen yang perlu dijamin integritas dan otentikasinya.
- Portabilitas: Meskipun XPS dan PDF tidak dapat diedit dengan mudah, format XPS dapat dengan mudah dibuka pada komputer yang menjalankan Windows karena memiliki XPS Viewer yang sudah terinstal secara default.
- Kompatibilitas: File XPS dapat dengan mudah dibuka dan dilihat pada komputer lain yang menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Adobe Acrobat Reader atau Foxit Reader.
Kerugian XPS Document
Di samping keuntungan-keuntungan tersebut, ada juga beberapa kerugian dalam menggunakan XPS Document:
- Batasan Penggunaan: XPS Document cenderung lebih terbatas dalam hal fungsi dan pilihan pengeditan dibandingkan dengan format seperti Word atau Excel. Ini berarti bahwa jika Anda perlu melakukan perubahan atau pengeditan pada dokumen, Anda mungkin perlu mengonversinya ke format lain.
- Tingkat Penerimaan: Meskipun XPS adalah format yang cukup umum, masih ada beberapa situasi di mana pengguna mungkin tidak memiliki XPS Viewer atau tidak terbiasa dengan format ini. Dalam kasus tersebut, mengirim dokumen dalam format XPS mungkin membatasi aksesibilitas bagi penerima.
Kesimpulan
File XPS Document adalah format file yang dibuat oleh Microsoft sebagai alternatif untuk PDF. Dengan menggunakan XPS, Anda dapat menyimpan dokumen dengan presisi tinggi dan memastikan bahwa formatnya tetap sama saat dibuka oleh pengguna lain. File XPS mempertahankan struktur, tata letak, dan format dokumen asli, dan memerlukan XPS Viewer untuk membukanya.
Jika Anda ingin mengonversi file XPS ke PDF, Anda dapat menggunakan XPS Viewer atau aplikasi pihak ketiga seperti Adobe Acrobat Reader atau Foxit Reader. File XPS juga memiliki keuntungan dalam mempertahankan kualitas dokumen, keamanan, portabilitas, dan kompatibilitas. Namun, ada juga beberapa kerugian, seperti batasan penggunaan dan tingkat penerimaan yang lebih rendah.
Dalam rangkaian artikel ini, kami telah menjelaskan tentang file XPS Document, cara membuka dan mengonversinya, keuntungan dan kerugian yang terkait, serta bagaimana file ini dapat membantu Anda dalam bekerja dengan dokumen digital. Semoga artikel ini memberikan pemahaman yang lebih baik tentang format file yang sering digunakan oleh pengguna Microsoft, yaitu file XPS.
FAQs
Apa bedanya antara XPS Document dan PDF?
XPS Document adalah format file yang dibuat oleh Microsoft sebagai alternatif untuk PDF. Meskipun keduanya digunakan untuk menyimpan dan melindungi dokumen digital, XPS mempertahankan struktur dan format dokumen yang asli, sedangkan PDF lebih fleksibel dalam hal pengeditan dan penggunaannya pada berbagai platform.
Apakah saya perlu menginstal perangkat lunak tambahan untuk membuka file XPS?
Tidak, Anda tidak perlu menginstal perangkat lunak tambahan jika Anda menggunakan komputer Windows. XPS Viewer sudah terinstal secara default pada beberapa versi Windows.
Bisakah saya membuka file XPS pada komputer Mac?
Secara default, komputer Mac tidak memiliki XPS Viewer. Namun, Anda masih dapat membuka file XPS menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Adobe Acrobat Reader atau Foxit Reader.
Apakah saya bisa mengonversi file XPS menjadi format lain?
Ya, Anda dapat mengonversi file XPS menjadi format lain seperti PDF menggunakan XPS Viewer atau aplikasi pihak ketiga yang mendukung konversi.